2023: L'anno in cui comunicazione interna ed esterna si allineano

Se abbiamo imparato qualcosa come professionisti della comunicazione in questi ultimi anni è che una comunicazione interna ed esterna efficace in azienda non è più un “nice to have”, ma una necessità. Una comunicazione d’impatto è ciò che ci ha permesso di andare avanti quando eravamo costretti a lavorare da casa o avevamo un lavoro in cui lo smart working era semplicemente impossibile. 

E’ diventato cruciale per il successo delle aziende, soprattutto a livello globale, che i team di comunicazione interna e di pubbliche relazioni siano allineati. 

Creare connessioni

Il team di comunicazione interna svolge la fondamentale funzione di “ponte” consolidando il legame tra i dipendenti e l’azienda attraverso il racconto delle azioni concrete intraprese dall’impresa stessa. Ciò influenza la cultura aziendale e promuove un senso di comunità all’interno dell’organizzazione. Strumenti come le newsletter, le notifiche push tramite un’app di comunicazione per i dipendenti o le storie pubblicate sulla intranet aziendale sono tutti strumenti utilissimi a supporto delle strategie di comunicazione interna.

La funzione del team di comunicazione esterna è molto simile, in quanto lavora per entrare in contatto con un pubblico di potenziali clienti, influencer del settore e potenziali nuovi assunti, condividendo strategicamente la narrazione dell’azienda con opinion leader e giornalisti attraverso campagne di comunicazione su social media, stampa e email marketing.

Alzare il livello della narrazione con le comunicazioni esterne

Insieme, le funzioni di comunicazione interna ed esterna sono il ponte che collega un’organizzazione al suo pubblico di riferimento. E, quando convergono per sostenere la narrazione dell’azienda, la comunicazione passa ad un altro livello.

Pensando ai team che supportano un’organizzazione, questi professionisti sono la chiave per implementare la narrazione aziendale. Entrambi lavorano per promuovere i portavoce dell’azienda e persino i clienti dell’azienda stessa, che contribuiscono a raccontare storie efficaci. 

Anche se i destinatari possono essere diversi, la strategia è la stessa. I team di comunicazione interni ed esterni devono sapere dove l’azienda vuole andare e come raccontare quella storia in modo che sia in sintonia con il pubblico. Entrambi devono conoscere ed essere allineati con la narrazione aziendale. 

Meglio insieme

Solo 10 anni fa, il ruolo della comunicazione interna non era considerato una necessità come lo è oggi. Gli ultimi due anni hanno certamente accelerato la situazione. Infatti, secondo il rapporto State of the Sector 2022 di Gallagher, l’85% degli intervistati che si occupano di comunicazione interna ha dichiarato di essere considerato un consulente influente e fidato dai senior leader. Si tratta di un aumento significativo rispetto al 67% del 2020.

I team di comunicazione interna producono strategicamente la narrazione aziendale creando piani di comunicazione volti a raggiungere efficacemente tutti i dipendenti, proprio come farebbe il team di pubbliche relazioni per rivolgersi a un pubblico esterno adeguato. Questi due ruoli sono sulla via della convergenza, con un focus strategico sul racconto delle storie chiave dell’azienda al pubblico interno ed esterno. 

Fiducia, collaborazione, impegno

Questa unione di forze è importante perché se i talenti e le competenze dei narratori di fiducia di un’azienda non vengono utilizzati strategicamente per consentire all’azienda di essere padrona della propria narrazione, si lascia la porta aperta alla disinformazione e persino alla stampa negativa o alle “fake news”.  

Comunicazione interna ed esterna in azienda: come possono collaborare al meglio queste due funzioni di comunicazione? 

Ecco alcuni suggerimenti per una collaborazione efficace tra comunicazione interna ed esterna: 

• Allineare le comunicazioni 

Sia la comunicazione interna che quella esterna devono essere allineate sui messaggi, in modo da poter comunicare la stessa narrazione al proprio pubblico. A tal fine, è necessario che la pianificazione sia strategica e che i piani vengano eseguiti congiuntamente.

• Pensare alla collaborazione interfunzionale

In una sezione dello State of the Sector 2022 di Gallagher intitolata “La nuova età dell’oro”, il 40% dei comunicatori interni ha dichiarato che la collaborazione con i team di marketing, PR e comunicazione esterna è aumentata negli ultimi 12 mesi, mentre il 50% ha affermato che la collaborazione è rimasta invariata. 

I team di comunicazione interna dovrebbero considerare i team di PR come partner nello sviluppo dei contenuti e viceversa. 

• Creare un documento di corporate communication

Lavorare insieme per creare un documento di questo tipo diventa la fonte di verità a cui fare riferimento per tutti i dipendenti, in particolare per i portavoce dell’azienda, per coloro che parlano all’esterno con i media, i prospect e i clienti e per i nuovi assunti che affrontano il processo di onboarding. Questo manuale ufficiale contenente i key message aziendali dovrebbe essere aggiornato regolarmente dal team di comunicazione dell’azienda che collabora con i vari stakeholder.

• Essere strategici

Affinché un’organizzazione si distingua e sia compresa dal pubblico interno ed esterno, entrambi i team di comunicazione devono lavorare fianco a fianco, insieme agli stakeholder dell’organizzazione, per sviluppare ed eseguire un piano di comunicazione olistico. 

• Incontrarsi regolarmente 

Impegnarsi nella partnership, condividere le idee, allinearsi sugli obiettivi e apprezzare il valore che ciascuna di queste discipline fondamentali apporta agli obiettivi più ampi dell’organizzazione. 

Il potere di trasformare

Un’azienda è ciò che la gente pensa che sia. E la comunicazione (sia interna che esterna) ha il potere di cambiarla. Trasforma le organizzazioni. Mentre usciamo dalla pandemia e guardiamo al 2023, è chiaro che entrambe le funzioni di comunicazione continuano a evolvere nella loro importanza e nelle loro partnership reciproche. Entrambe generano valore e sono funzioni cruciali per allineare la visione, la missione e i valori di un’organizzazione a tutti i suoi pubblici chiave.

(Articolo tratto da: prdaily.com)