Gli eventi aziendali sono un ottimo strumento per promuovere la tua attività. Ma solo se li organizzi nel modo giusto.

La comunicazione e il marketing cambiano alla velocità della luce, ma c’è una cosa che continua a funzionare meglio di qualunque altra: organizzare eventi aziendali.

Partecipare a un evento è come vivere una storia, mentre sentire un messaggio pubblicitario è come ascoltarla da qualcun altro. Inutile dirti quale storia ti ricorderai di più, se quella che hai solo ascoltato o quella che hai vissuto.

Ma devi fare attenzione, perché se un evento di successo può darti un prestigio enorme, uno organizzato o gestito male può abbattersi come una scure sulla reputazione della tua azienda.

C’è anche un altro rischio, quello che l’evento riesca bene, ma che non ti porti risultati apprezzabili in termini di comunicazione e di marketing.

Ecco come organizzare eventi aziendali senza incorrere in questi pericoli.

Perchè un evento aziendale può trasformarsi in un flop?

Un concept debole. Il concept è l’idea che sta dietro a tutto, che sorregge l’intero progetto. Deve essere un’idea forte, e questo significa che devi avere qualcosa di importante da dire e da dare a tutti coloro che parteciperanno al tuo evento.

Un evento aziendale non può essere solo una scusa per mettere insieme un po’ di gente, propinare il discorso di qualche dirigente e distribuire brochure. È tutto inutile se alla base non c’è un messaggio capace di far cambiare prospettiva a chi lo riceve.

Una comunicazione poco efficace. Qui entra in campo la creatività e la capacità di ideare messaggi, visualizzarli, scriverli, esprimerli e diffonderli. Chi viene raggiunto dal messaggio deve pensare una sola cosa riguardo al tuo evento: “Non posso, non devo, non voglio assolutamente perdermelo”.

Location e allestimenti sbagliati. Molte aziende commettono questo errore e c’è un motivo: partono dalla location invece che dal concept. Prima pensano a dove sarebbe bello fare un evento, e poi pensano a come farlo. Sbagliato.

Il luogo deve essere funzionale al concept, è un mezzo per fare arrivare il tuo messaggio. Altrimenti rischi di dover piegare, ridimensionare, se non perfino distorcere il tuo messaggio a causa di limiti imposti dalla location, che magari è bellissima e molto chic, ma non c’entra nulla con il tuo progetto di comunicazione. Per gli allestimenti vale lo stesso: ogni dettaglio deve essere il tassello di un’idea.

Ricorda: prima viene il concept, poi la location.

La vera anima del tuo evento: LE PERSONE

Qui davvero non puoi sbagliare, perché hai a che fare con i veri protagonisti del tuo evento, con i destinatari del tuo messaggio, con la vera ragione per cui stai facendo tutto questo.

Vuoi sapere come puoi mandare tutto all’aria?

Se non hai i contatti…

Sembra banale, ma prima di pensare a un evento devi essere sicuro che delle persone vi che parteciperanno.

Non ti basterà avere una vaga idea, devi sapere esattamente a quante persone ti vuoi rivolgere e devi essere sicuro di poterle contattare, devi essere certo di ottenere una risposta, e infine devi essere sicuro di quante persone ci saranno.

Pensi che sia facile? No, non lo è. Altrimenti le mailing list non sarebbero merce così richiesta sul mercato.

…o non hai i contatti giusti.

Puoi anche ritrovarti con la location (quella giusta, mi raccomando) strapiena di gente. Bravo, hanno risposto tutti al tuo invito. Ma servirà a qualcosa solo se hai invitato le persone giuste, altrimenti fai un buco nell’acqua anche se all’apparenza è un successo.

È una questione di target: a chi è dedicato il tuo evento? Clienti? Rappresentati? Collaboratori? Giornalisti? Influencer?

Devi essere certo che le persone che hai invitato siano davvero interessate a ciò che proponi, alla tua azienda, al tuo prodotto o servizio, alla tua iniziativa.

O che in qualche modo possano contribuire ad amplificare il tuo messaggio. Altrimenti, se sono interessati solo all’aperitivo, loro si divertiranno ma tu avrai buttato i tuoi soldi.

Per questo le mailing list profilate sono ancora più preziose.

Pensi che basti spedire un invito?

Eh no, purtroppo no. Questo è solo il primo passo nel costruire una solida relazione con i tuoi invitati. Perché è a questo che servono gli eventi, a creare e consolidare relazioni virtuose. Non puoi pensare di cavartela con un invio massivo di inviti e poi aspettare tranquillo il giorno dell’evento.

Devi avere dei sistemi per tenere sott’occhio chi riceve l’invito, chi risponde, chi si registra all’evento, effettuare il recall… Perché sapere esattamente chi c’è e chi non c’è può influire su alcuni aspetti importanti dell’organizzazione.

Devi avere la situazione sotto controllo in ogni istante che separa l’invito dall’evento.

E poi, ci si vede alla prossima?

Hai fatto tutto per bene e il tuo evento è andato alla grande.

Tutti si sono divertiti, ma il tuo lavoro comincia adesso: hai stabilito o rinforzato un contatto con molte persone, le hai fatte stare bene, hai veicolato loro il tuo messaggio in modo piacevole.

E ora vorresti lasciarli andare via così? No che non vuoi.

Adesso devi sfruttare tutte le informazioni e i contatti che il tuo evento ti ha lasciato in eredità, per mantenere vive le relazioni, tenere aperti i canali, ricordare a tutti che ci sei.

Sappiamo cosa stai pensando: organizzare eventi aziendali è complesso. È vero. Ma per organizzarli male e per organizzarli bene ci vuole lo stesso impegno.

Anzi, se usi le strategie e gli strumenti giusti fai molta fatica in meno e ti godi risultati migliori.

Quando dobbiamo organizzare aventi aziendali noi facciamo così

Di eventi aziendali ne organizziamo parecchi, con metodi e strumenti ormai ben collaudati.

Il nostro asso nella manica è il K-Planning, una piattaforma di nostra creazione che permette di gestire tutti gli aspetti dell’organizzazione di eventi aziendali.

Lo abbiamo messo a disposizione anche di aziende come Eni e Fincantieri, e di eventi come Expo Milano 2015, sempre con ottimi risultati.

Quali sono i vantaggi di usare K-Planning?

Innanzi tutto, un database di oltre 7.500 contatti sempre aggiornati e classificati per settore.

Con la possibilità di costruire di volta in volta, anche da zero, un nuovo database personalizzato.

A partire da questo, si possono creare liste targettizzate di nominativi da invitare, con tutti gli strumenti necessari per gestire gli inviti, i recall e il report finale dell’evento.

Ogni fase dell’organizzazione è supportata da un software preciso ed efficiente, che non lascia nulla al caso e che permette di avere sotto controllo ogni minimo dettaglio.